Życiorysy Zawodowe | Listy Motywacyjne

Projekty Graficzne | Marketing Internetowy

Dobry Marketing

Nazwa dla firmowej poczty elektronicznej

Poczta elektroniczna w czasach cyfrowej rewolucji jest nieodzownym elementem prawidłowego funkcjonowania każdej firmy, niezależnie czy to będzie jednoosobowa działalność oferująca drobne naprawy domowe, czy duża firma zatrudniająca wiele osób i świadcząca szeroki zakres usług. Odpowiada za komunikację nie tylko klienta z firmą, ale też pomiędzy pracownikami w firmie. Skrzynka pocztowa jest dzisiaj podstawowym narzędziem do prowadzenia biznesu w internecie dlatego wybór odpowiedniej usługi e-mailowej jest taki ważny.

Skrzynka pocztowa

1. Zalety poczty we własnej domenie

Każdy kto mierzył się z zakładaniem własnej działalności gospodarczej stanął przed dylematem dotyczącym wyboru odpowiedniej usługi poczty elektronicznej. Ofert jest dużo zarówno płatnych oferujących szeroki zakres możliwości, jak i darmowych kuszących przede wszystkim łatwością utworzenia konta, dlatego takiej decyzji nie należy podejmować pochopnie i iść na łatwiznę zakładając nieprzemyślany adres w darmowej usłudze.

Najlepszym wyborem jest zdecydowanie adres we własnej domenie, który jest łatwiejszy do zapamiętania i zazwyczaj w nazwie zawiera też adres strony internetowej pod którą mieści się firma. Poza tym adres pocztowy dla potencjalnego odbiorcy mówi, czy mamy do czynienia z poważną firmą. Wyobraźmy sobie, że szukamy w internecie firmy naprawiającej pralki, bo akurat nasza uległa awarii. Gdy już znaleźliśmy odpowiednią i chcemy się z nią skontaktować zwracamy uwagę na adres e-mail. Jak uważacie który adres wzbudzi wasze większe zaufanie: andrzejek456@buziaczek.pl, czy biuro@naprawa-pralek.pl? Oczywiście że ten drugi, bo wtedy nabieramy przekonania, że mamy do czynienia z poważną firmą która weźmie odpowiedzialność za wykonaną usługę. Tak więc poczta w nieswojej domenie, kiedy posiada się firmę jest po prostu nieprofesjonalna. Ludzie mogą sobie pomyśleć, że ktoś podszywa się pod naszą działalność.

Kolejną ważną kwestią jest funkcjonalność skrzynki pocztowej. W usługach dostępnych za darmo dostajemy konto pocztowe, którego "darmowość" wiąże się z ograniczonymi funkcjonalnościami. Tego problemu nie ma w usługach płatnych, bo tam zazwyczaj dostawcy usług dbają o ciągły rozwój serwisu. Darmowe skrzynki wiążą się zazwyczaj ze zgodą na otrzymywanie reklam, którymi jesteśmy zasypywani. W pełni wystarczają do prywatnego wysyłania i otrzymywania wiadomości i są zazwyczaj wyposażone w podstawowe funkcje takie jak ustawienie tekstowego podpisu czy automatycznej odpowiedzi. Problemy zaczynają się gdy chcemy zwiększyć pojemność naszej skrzynki, dodać element graficzny do podpisu, albo w sytuacji przekroczenia dziennego limitu wysyłanych wiadomości. W tym ostatnim przypadku operator może nam czasowo ograniczyć dostęp lub wyłączyć niektóre funkcje.

Kolejnym minusem darmowych serwerów pocztowych jest niemożność dodawania nowych użytkowników z poziomu administratora. Dotyczy to zwłasza sytuacji, gdy zatrudniamy pracowników i chcemy by każdy posiadał adres zaczynający się od imienia i nazwiska. W bezpłatnej poczcie jest to niemożliwe, bo większość atrakcyjnych nazw jest już od dawna zajęta.

2. Wybieramy nazwę dla naszej skrzynki

Wydawać by się mogło że wybranie nazwy dla skrzynki firmowej to rzecz błacha, nie warta większej uwagi, ale tak nie jest. Często zwłaszcza drobni przedsiębiorcy popełniają błędy podpinając prywatnego e-maila pod usługi firmowe. Nie dość, że taki e-mail jest założony na darmowym serwerze pocztowym, to często jego nazwa w żaden sposób nie oddaje charakteru prowadzonej działalności. Wygląda to bardzo nieprofesjonalnie i nie wzbudza zaufania u odbiorców. Poza tym w darmowych usługach dostępnych dla wszystkich wiele atrakcyjnych adresów jest już pozajmowanych.

Ustalając nazwę skrzynki powinniśmy się zastanowić, czy będzie ona wiązać się z prowadzoną działalnością. Warto ustalić krótką nazwę łatwą do zapamiętania dla klientów. Dla głównego konta może to być po prostu kontakt@nazwa_domeny.pl lub biuro@nazwa_domeny.pl. Obie nazwy są dosyć uniewersalne i często wykorzystywane przez przedsiębiorców. Jeśli prowadzimy większą firmę z wyodrębnionymi działami odpowiadającymi np. za kadry, sprzedaż lub obsługę klienta, warto wtedy dla każdego z nich utworzyć osobne nazwy bezpośrednio związane z zakresem wykonywanych czynności. Stworzenie takich skrzynek ułatwia komunikację, zapewnie porządek w otrzymywanych wiadomościach i powoduje, że korespondencja będzie dotyczyć wybranych wydziałów lub osób w przedsiębiorstwie.

Ponadto warto unikać nazw wielowyrazowych, trudnych do zapamiętania lub zawierających cyfry, kropki, myślniki i podkreślniki. Często zdarza się, że klienci wpisując ręcznie taką nazwę dokonują pomyłek, pomijając znaki interpunkcyjne.

3. Poczta we własnej domenie na Zoho.com

Usługa zoho.com

Kolejną sprawą jaką chcę poruszyć to usługa pocztowa oferowana przez serwis Zoho.com, umożliwiająca założenie konta we własnej domenie. Pisząc ten akapit od razu zaznaczę, że informacje w nim zawarte są aktualne na pierwszy kwartał 2019 roku. Co prawda firma zbyt często nie wprowadza zmian, jednak warto mieć to na uwadze. Na ilustracji powyżej znajdują się zrzuty ekranu przedstawiające aktualny wygląd poczty oferowanej przez Zoho.

Najwięksi globalni gracze oferujący darmowe serwery pocztowe tj. Google i Microsoft również oferują możliwość założenia e-maila we własnej domenie. Jednak są to usługi płatne. Jedynym godnym polecenia serwisem oferującym takie usługi za darmo na profesjonalnym poziomie jest właśnie Zoho. Co prawda pojemność skrzynek w darmowej ofercie jest ograniczona do 5 GB, to jednak jak głosi powiedzenie "darowanemu koniowi w zęby się nie zagląda". Ponadto do jednego konta może być przypisanych maksymalnie pięciu użytkowników, więc można powiedzieć że usługa sprawdzi się w przypadku małych firm zatrudniających maksymalnie do pięciu pracowników.

W tym miejscu opiszę jak można w usłudze Zoho, w łatwy sposób założyć adres e-mail we własnej domenie bez ponoszenia dodatkowych kosztów za hosting. Na samym początku zaznaczę, że trzeba mieć wcześniej wykupioną domenę, w której chcemy założyć naszą skrzynkę pocztową.

Procedurę zaczynamy od standardowej rejestracji w usłudze Zoho.com, czyli podania adresu e-mail (tak to konieczne do założenia konta) oraz ustalenia hasła. Gdy już zostaniemy zalogowani do serwisu naszym oczom ukaże się zestaw usług dostepnych dla użytkowników. Nas jednak interesuje usługa pocztowa więc klikamy na ikonkę listu „Mail” i przechodzimy bezpośrednio do poczty wybierając po drodze darmową ofertę spośród dostępnych planów taryfowych.

Przed nami teraz najważniejszy etap, czyli podpięcie posiadanej domeny pod usługę pocztową. W tym celu klikamy na ikonkę użytkownika i po pojawieniu się wysuwanego panelu bocznego wybieramy opcję "Panel sterowania". W nowym oknie "Panelu sterowania" przechodzimy do zakładki "Domeny" aby dodać naszą domenę. Po wprowadzeniu nazwy i zaakceptowaniu przechodzimy do weryfikacji własności wprowadzonej domeny. Odbywa się to przy pomocy jednej z trzech różnych metod:

  1. HTML Method: Metoda wysyłająca na serwer domeny plik weryfikacyjny w formacie HTML (metoda którą osobiście preferuję). Ogólnie sprowadza się do tego, że na serwerze FTP (może być darmowy) na którym działa nasza domena w głównej ścieżce tworzymy folder zohoverify, do którego przenosimy wygenerowany na stronie plik verifyforzoho.html. Na koniec na stronie werfikujemy własność klikając przycisk „Verify”.
  2. CNAME Method: W tym przypadku logujemy się do panelu administracyjnego domeny. Do pierwszego pola w zależności od rejestratora nazywanego alias, nazwa, adres lub CNAME, wprowadzamy nasz identyfikator ze strony weryfikacyjnej, a do drugiego pola, zwykle nazwanego wartość wpisujemy zmverify.zoho.com. Na koniec weryfikujęmy wlasność domeny przyciskiem „Verify”.
  3. TXT Method: W tej metodzie logujemy się do panelu konfiguracyjnego domeny. Do pierwszego pola nazwanego zwykle nazwa, alias, adres lub TXT wpisujemy @, lub zostawiamy je puste, jeżeli panel konfiguracji nie zapisuje ustawień. Natomiast do drugiego pola (wartość) wpisujemy zoho-verification=zmverify.zoho.com. Następnie wracamy na stronę weryfikacji i klikamy „Verify”.

W kolejnym kroku tworzymy nazwę naszej skrzynki pocztowej, której będziemy używać. W dalszej kolejności możemy utworzyć tzw. grupy. Pozwalają one między innymi na rejestrację grupowej skrzynki, czyli takiej z której korzysta więcej niż jedna osoba.

Ostatnią bardzo ważną czynnością jest dopisanie rekordow MX w panelu konfiguracyjnym naszej domeny. Procedura ta może się różnić zależnie od rejestratora. W tym celu:

  1. Tworzymy rekord MX. Do jego pola "nazwa" wpisujemy @ lub zostawiamy je puste jeżeli panel nie zezwala na zapisanie ustawień. Do pola "wartość" wpisujemy mx.zohomail.com, natomiast do pola "priorytet" wpisujemy 10, a jeżeli takie pole nie istnieje - wpisujemy 10 w polu "wartość" przed mx.zohomail.com.
  2. Tworzymy rekord MX. Do jego pola "nazwa" wpisujemy @ lub zostawiamy je puste jeżeli panel nie zezwala na zapisanie ustawień. Do pola "wartość" wpisujemy mx.zohomail.com, natomiast do pola "priorytet" wpisujemy 20, a jeżeli takie pole nie istnieje - wpisujemy 20 w polu "wartość" przed mx2.zohomail.com.
  3. Krok niewymagany, ale zalecany. Tworzymy rekord TXT. Do pola "nazwa" wpisujemy @ lub zostawiamy je puste jeżeli panel nie zezwala na zapisanie ustawień. Do pola wartość wpisujemy natomiast v=spf1 mx include:zoho.com ~all.

W ten sposób przeszliśmy całą procedurę podpięcia domeny do nowo utworzonej skrzynki pocztowej. Od teraz możemy cieszyć się jej pełną funkcjonalnością m.in. wysyłać i otrzymywać wiadomości, korzystać z kalendarza, tworzyć zadania do wykonania, zapisywać notatki i dodawać kontakty.

Jeśli macie problemy z samodzielną konfiguracją poczty w usłudze Zoho, to zapraszam do kontaktu poprzez stronę ZALT.PL. Mogę wykonać taką usługę w Waszym imieniu tj. wykupić domenę i przeprowadzić całą konfigurację. W przypadku pytań i sugestii dotyczących artykułu zapraszam do kontaktu.