Życiorysy Zawodowe | Listy Motywacyjne

Projekty Graficzne | Marketing Internetowy

Szukanie Pracy

Poprawnie napisane dokumenty aplikacyjne

Powszechnie wiadomo, że prawidłowo napisane dokumenty aplikacyjne są podstawowym wyznacznikiem wstępnej oceny kandydata w staraniach o pracę. Pod tym pojęciem kryje się zarówno atrakcyjna, przejrzysta szata graficzna oraz merytoryczna treść. W kolejnych akapitach przybliżę kilka ważnych spraw, którymi powinny cechować się dokumenty wysyłane do pracodawcy.

Szukanie pracy

1. Nowoczesna i przejrzysta szata graficzna

Wielu rekruterów mających w pracy do czynienia z życiorysami zadowymi kandydatów skarży się, że są one bardzo często mało czytelne i nieoryginalne tzn. napisane na podstawie dostępnych w internecie darmowych szablonów. Często takie CV są od razu ignorowane przez osoby je przeglądające, ponieważ świadczą o małym zaangażowaniu kandydata w staraniu na dane stanowisko. Dlatego tak ważne jest, aby także szablon graficzny dobrze świadczył o samym kandydacie. Trzeba przy tym zaznaczyć że życiorys zawodowy tzw. Curriculum Vitae nie jest dokumentem formalnym, a wizytówką dzięki której osoba aplikująca ma możliwość zaciekawienia swoją osobą rekruterów. To takie pierwsze wrażenie jakie kandydat robi na pracodawcy. Przykłady ciekawych szablonów graficznych można zobaczyć tutaj.

Pierwszą ważna kwestią jest ogólne ułożenie treści. Przyjęło się, że imię i nazwisko, zdjęcie oraz dane kontaktowe powinny znajdować się w górnej części życiorysu. Jednak pisanie graficznego CV nie zawsze pozwala na sztywne trzymanie się tej reguły. Wszystko zależy od przyjętego szablonu na podstawie którego zostanie ono napisane. Czasem dobrym pomysłem jest zamieszczenie na samej górze imienia i nazwiska wraz z nazwą obecnie zajmowanego stanowiska, natomiast dane kontaktowe mogą zostać przeniesione do panelu bocznego, jednak w takim wypadku powinny być dobrze widoczne dla odbiorcy. Dobrym zwyczajem stosowanym przy tworzeniu szaty graficznej jest umieszczenie belki informującej o danych osobowych lub graficznych ikonek symbolizujących poszczególne dane np. adres, telefon, e-mail lub stronę internetową.

Ważną, chociaż często bagatelizowaną kwestią jest odpowiednie zdjęcie zamieszczone w CV. Co prawda profesjonalny rekruter nie powinien kierować się zdjęciem w dokumencie, ale w rzeczywistości różnie z tym bywa. To też człowiek, który część decyzji może podejmować pod wpływem emocji, dlatego odpowiednio dobrane zdjęcie może przesądzić o zaproszeniu na rozmowę kwalifikacyjną. Nie ma wymogów co do rozmiaru czy kształtu zdjęcia, jednak ważne aby dobrze komponowało się z całym życiorysem i przedstawiało wyłącznie kandydata. Warto postarać się i zamieścić fotografię wykonaną przez profesjonalistę, niż wklejać wątpliwej jakości fotkę z wakacji z którą zapewne będziemy mieli bardzo pozytywne skojarzenia, jednak odbiór pracodawcy może być zupełnie odmienny.

Poza danymi osobowymi w dokumencie powinny znaleźć się treści informujące o wykształceniu kandydata i ukończonych szkołach oraz o dotychczasowej karierze zawodowej wraz z zajmowanymi stanowiskami oraz zakresem obowiązków. Nierzadko bywa tak, że tych informacji jest tak dużo i żeby je wszystkie pomieścić trzeba by przeznaczyć kilka stron. Obecnie obowiązujące standardy mówią że CV nie powinno zajmować więcej jak dwie strony. Jak zatem zmieścić wszystkie informacje o karierze zawodowej i edukacji? W takiej sytuacji najlepiej dokonać selekcji i wybrać tylko te, które będą ważne dla przyszłego pracodawcy. Jeśli pracowaliśmy w kilku firmach na podobnych stanowiskach, to warto wtedy nie powtarzać się i wybrać jedną lub dwie, w których pracowaliśmy dłużej i w których wykonywane obowiązki podniosły nasze kompetencje zawodowe.

Opisując zdobyte doświadczenie zawodowe i edukację należy to robić w kolejności odwrotnie chronologicznej, tzn. zaczynamy zawsze do firmy w której pracujemy obecnie lub szkoły którą jako ostatnią ukończyliśmy. Dobrym zwyczajem jest nadanie odpowiednio widocznych tytułów tym sekcjom, zazwyczaj napisanych większą czcionką oraz uwypuklenie poszczególnych nazw firm i szkół pogrubioną czcionką. Natomiast zakres obowiązków można dodatkowo wypunktować, aby wszystko wyglądało czytelnie dla odbiorcy.

Pisząc życiorys nie należy zapominać o takich kwestiach jak ukończone kursy, znajomość oprogromawia i języków obcych oraz zainteresowania. Kursy kierunkowe, któych ukończenie zostało potwierdzone otrzymanym certyfikatem lub dyplomem, można umieścić w osobnej sekcji albo w sytuacji gdy nie dysponujemy zbyt dużą ilością wolnego miejsca, możemy je połączyć w wykształceniem. Znajomość języków obcych i obsługiwane programy komputerowe to informacje szczególne istotne dla pracodawców. Świadczą o przydatności kandydata na danym stanowisku. Dlatego warto nadać im odpowiednie formatowanie graficzne w postaci suwaków, kropek lub innych graficznych elementów symbolizujące poziom znajomości. Takie formatowanie dodatkowo nadaje przejrzystości i uatrakcyjnia dokument w oczach rekrutera. Jeszcze jedną rzeczą wartą wymienienia w życiorysie są zainteresowania. Warto w tym miejscu wspomnieć o konkretnych zainteresowaniach czy pasjach np. zamiast pisać o oglądaniu filmów, które lubi zapewne większość z nas, lepiej napisać o filmach konkretnego reżysera. Wszystkie te sekcje warto także odpowiednio zatytułować.

Poza tym trzeba pamiętać, że warunkiem rozpatrzenia CV kandydata jest zawarcie odpowiedniej klauzuli RODO zezwalajacej na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby rekrutacji. Taką klauzulę należy umieścić na końcu dokumentu.

2. Odpowiednia i merytoryczna treść

Przystępując do stworzenia życiorysu zawodowego lub listu motywacyjnego, należy najpierw zastanowić się co powinno się w nich znaleźć. Pamiętać należy że CV powino zajmować maksymalnie dwie strony, natomiast list tylko jedną! Przy komponowaniu treści dokumentu należy zachowywać ogólne zasady dotyczące pisowni, tzn. unikać powtarzania się tych samych słówek, zamiest tego zastępować je odpowiednimi synonimami, unikać stwosowania skrótów, używać znaków interpunkcyjnych tam gdzie są wymagane, no i oczywiście unikać błędów ortograficznych, bo kandydaci nie znający zasad ortografii są zazwyczaj automatycznie skreślani przez rekruterów.

Osobną kwestią jest pisanie listu motywacyjnego, który jest traktowany jako dokument formalny i musi cechować się kilkoma zasadami. Każdy list powinien zawierać w prawym górnym rogu datę jego napisania, dane nadawcy (po lewej) i odbiorcy listu (po prawej poniżej daty napisania listu). Sam list powienien zaczynać się zwrotem grzecznościowych i kończyć podpisem najlepiej własnoręcznym, chociaż coraz częściej odchodzi się od tej zasady i zastępuje podpis - podpisem komputerowym z edytora tekstu. Wiąże się to z wygodą i ze zmianą formy wysyłania (poczta elektroniczna skutecznie wyparła tradycyjne sposoby dostarczania korespondencji). Ponadto treść listu musi być czytelna, zwięzła, pozbawiona skrótów, a każda odrębna kwestia ujęta w nowym akapicie. Bardzo ważne jest aby list motywacyjny nie powielał treści zawartych w życiorysie. Każdy taki dokument na dole powinien zawierać klauzulę o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby procesu rekrutacji (RODO). Bez tej klauzuli dokuementy nie będą w ogóle rozpatrywane.

3. Odpowiednie cechy kandydata na różne stanowiska

Starając się o pracę na statnowisko w wybranej branży warto zastanowić się jakie kompetencje i doświadczenie są tam szczególnie cenione. Są oczywiście pewne treści uniwersalne, które spokojnie można zamieścić w każdym CV lub LM, ale jeśli aplikujemy na stanowiska w określonej branży to warto wtedy uwypuklać to co jest cenione przez takich pracodawców.

Poniżej przedstawię po kilka cech i umiejętności które warto zamieścić starając się o pracę na różne stanowiska. Jeśli aplikujemy na stanowisko administracyjno-biurowe to zastanówmy się co powinno wyróżniać takiego pracownika. Na pewno będą to cechy i umiejętności takie jak:

  • Znajomość zasad obiegu dokumentów i informacji,
  • Segregowanie i archiwizowanie pism i dokumentów,
  • Znajomość języków obcych i programów biurowych,
  • Rzetelność, dokładność i skrupulatność.

Na stanowiskach związanych ze sprzedażą i obsługą klienta do których można zaliczyć przedstawiciela handlowego, sprzedawcę, czy recepcjonistkę szczególnie cenione będą:

  • Empatia i łatwość w nawiązywaniu kontaktów,
  • Umiejętność prowadzenia negocjacji sprzedażowych,
  • Umiejętność zaprezentowania oferty firmy,
  • Utrzymywanie dobrych relacji z klientami,
  • Dbanie o wizerunek firmy w kontaktach z klientami.

Z kolei starając się do pracy na stanowisko kierownicze, oprócz konkretnych cech i umiejętności wymienionych w ofercie pracy, będą także należały:

  • Umiejętność skutecznego zarządzania zespołem ludzi,
  • Wielozadaniowość i doskonałe zdolności organizacyjne,
  • Umiejętność radzenia sobie w pracy pod presją czasu,
  • Samodzielność i odpowiedzialność w działaniu,
  • Komunikatywność i wysoka kultura osobista.

Jeszcze inne cechy i umiejętności będą cenione na stanowiskach należących do tzw. wolnych zawodów jak np. lekarz, prawnik, czy architekt. Tutaj będzie liczyło się przede wszystkim:

  • Udokumentowane kierunkowe wyższe wykształcenie,
  • Duża wiedza branżowa i zrealizowane projekty,
  • Dotychczasowe doświadczenie zawodowe i osiągnięcia,
  • Kreatywność i samodzielność w działaniu.

Starając się o pracę w szeroko rozumianych usługach na stanowska takie jak np. fryzjer, kucharz elektryk, czy mechanik ważne będą takie rzeczy jak:

  • Udokumentowane wykształcenie kierunkowe,
  • Dotychczasowe doświadczenie zawodowe,
  • Dokładność i dobra organizacja pracy.

Natomiast na stanowiskach niższego szczebla takich jak np. ochroniarz, sprzątaczka, kelner czy budowlaniec ceniona będzie przede wszystkim:

  • Dyspozycyjność i punktualność w pracy,
  • Zdolności manualne i ogólna sprawność fizyczna,
  • Dokładność i dobra organizacja własnej pracy.

Oczywiście wymienione zostały tylko te najważniejsze cechy i umiejętności. Pisząc CV lub LM należy je odpowiednio rozwinąć i uzasadnić własnym doświadczeniem. Jeśli macie pytania lub sugestie dotyczące artykułu to zapraszam do kontaktu.